RFID तकनीक का मूल कार्य सिद्धांत जटिल नहीं है: टैग के चुंबकीय क्षेत्र में प्रवेश करने के बाद, यह पाठक द्वारा भेजे गए रेडियो फ्रीक्वेंसी सिग्नल को प्राप्त करता है, और उत्पाद की जानकारी (पैसिवटैग, पैसिव टैग या पैसिव टैग) को चिप में संग्रहीत करता है। प्रेरित धारा द्वारा प्राप्त ऊर्जा, या सक्रिय रूप से एक निश्चित आवृत्ति (ActiveTag, सक्रिय टैग या सक्रिय टैग) का संकेत भेजें; पाठक द्वारा जानकारी को पढ़ने और डिकोड करने के बाद, इसे संबंधित डेटा प्रोसेसिंग के लिए केंद्रीय सूचना प्रणाली को भेजा जाता है।
RFID (रेडियो फ्रीक्वेंसी आइडेंटिफिकेशन) सिस्टम में दो भाग होते हैं: एक रीड/राइट यूनिट और एक इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसीवर। पाठक ऐन्टेना के माध्यम से विद्युत चुम्बकीय दालों को भेजता है, और ट्रांसीवर इन दालों को प्राप्त करता है और प्रतिक्रिया में पाठक को संग्रहीत जानकारी भेजता है। वास्तव में, यह स्मृति में डेटा को पढ़ने, लिखने या मिटाने के लिए गैर-संपर्क है।
तकनीकी रूप से, "स्मार्ट टैग" में एक RFID सर्किट होता है जिसमें RFID रेडियो फ़्रीक्वेंसी भाग के साथ RFID चिप और एक पतली प्लास्टिक शीट के साथ टैग में एम्बेडेड अल्ट्रा-थिन एंटीना का एक लूप शामिल होता है। आमतौर पर, इस लेबल के साथ एक पेपर लेबल जुड़ा होता है, और कुछ महत्वपूर्ण जानकारी को पेपर लेबल पर स्पष्ट रूप से मुद्रित किया जा सकता है। वर्तमान स्मार्ट लेबल आमतौर पर क्रेडिट कार्ड के आकार के होते हैं। छोटे सामानों के लिए, 4.5 × 4.5 सेमी के आकार वाले लेबल होते हैं, और सीडी और डीवीडी पर उपयोग किए जाने वाले 4.7 सेमी के व्यास वाले गोलाकार लेबल भी होते हैं।
बारकोड या चुंबकीय पट्टियों जैसी अन्य आईडी प्रौद्योगिकियों की तुलना में ट्रांसीवर प्रौद्योगिकी का लाभ पाठक और ट्रांसीवर के बीच वायरलेस लिंक है: पढ़ने/लिखने की इकाई को ट्रांसीवर के साथ दृश्य संपर्क की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए यह उत्पाद में पूरी तरह से एकीकृत हो सकता है। इसका मतलब है कि ट्रांसीवर कठोर वातावरण के लिए उपयुक्त है और ट्रांसीवर नमी, गंदगी और यांत्रिक प्रभावों के प्रति संवेदनशील नहीं है। इसलिए, ट्रांसीवर सिस्टम में बहुत अधिक पढ़ने की विश्वसनीयता, तेजी से डेटा अधिग्रहण, और अंतिम लेकिन कम से कम श्रम और कागज की बचत नहीं है।